Étayer vos décisions par une documentation claire n’est pas seulement utile pour votre processus interne, c’est aussi essentiel pour réussir les audits dans des cadres tels que la CSRD. Materiality Master permet de relier facilement les documents directement à vos impacts, risques et opportunités (IRO), garantissant ainsi la transparence et la traçabilité tout au long de votre double évaluation de matérialité.
1. Pourquoi ajouter des documents ?
- Permet d’être prêt pour l’audit. Vérifiez également la fonctionnalité de piste d’audit .
- Renforcement de la transparence du processus décisionnel interne
- Fournir des preuves pour justifier les évaluations d’impact, de risque et d’opportunité
2. Où ajouter des documents
Vous pouvez ajouter des documents de deux manières :
- Directement auprès d’un IRO: Faites défiler l’écran jusqu’au bas de la page de l’IRO et sélectionnez « Ajouter un document »
- Via l’aperçu des documents: Cliquez sur l’icône à côté du nom de l’évaluation, puis cliquez sur « Documents » pour gérer tous les fichiers liés en un seul endroit
3. Deux façons de travailler avec des documents
| Lier un document | Importer dans l’agent IA | |
|---|---|---|
| Ce qui se passe | Vous ajoutez un lien vers un fichier dans SharePoint, Google Drive ou un service similaire. Le fichier reste dans votre système. | Vous importez le fichier dans le chat de l’agent IA. L’agent le lit et utilise son contenu pour ses propositions. |
| Enregistré dans Materiality Master | Uniquement le lien, le nom et la description | Le fichier et les informations qui en sont extraites |
| Idéal pour | Justificatifs pour des IRO individuels, piste d’audit | Rapports de durabilité précédents, registres des risques, politiques comme base de l’analyse |
Les deux apparaissent sous Settings > Documents. La suppression d’un document importé supprime le fichier et tout ce que l’agent en a extrait.
En savoir plus : Importer des documents dans l’agent IA (article en anglais).
Pour lier un document :
- Cliquez sur « Ajouter un document »
- Collez le lien de votre document
- Saisissez un nom et une description
- Cliquez sur Ajouter pour le lier à votre évaluation
4. Lier un document à un IRO
Une fois le document ajouté, vous pouvez
- Le relier à un IRO
- Ajoutez des commentaires pour le contexte
- Déconnectez-le ou supprimez-le à tout moment grâce aux options de survol de la souris.
Vous pouvez également ajouter des fichiers directement à partir de la vue d’édition de l’IRO. Il vous suffit d’enregistrer l’IRO, puis de joindre le document en suivant les mêmes étapes.
En reliant les documents, vous créez une piste transparente, prête à l’audit pour une conformité totale à l’ESRS entre vos évaluations et les preuves qui les sous-tendent, sans compromettre le contrôle de vos fichiers.